Qiata in öffentlichen Einrichtungen, Verwaltungen und Kommunen

Digitaler Austausch von Dokumenten mit Behörden und Bürgern

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Öffentliche Einrichtungen, Verwaltungen und Kommunen arbeiten tagtäglich mit zahlreichen personenbezogenen sowie vertraulichen Daten – von Kraftfahrzeug- und Einwohnermeldeangelegenheiten, Gewerbe- und Wohngeldthemen bis zu Bauangelegenheiten. Genau diese sensiblen Daten gilt es, stets DSGVO-konform zu versenden, um unbefugten Zugriff ausschließen zu können. Trotz zunehmender Digitalisierung werden wichtige Daten aber oftmals noch per Post oder Fax verschickt – zum Nachteil der Sicherheit! Der Postweg oder der Faxversand sind Transfermethoden, die heutzutage nicht mehr den aktuellen Datenschutzanforderungen entsprechen – und wenn persönliche Daten nicht ausreichend geschützt werden, verschwindet das Vertrauen der Bürger in öffentliche Einrichtungen.

Dies lässt sich durch den Einsatz der Digital Workplace-Lösung Qiata vermeiden. Mit der Plattform können personenbezogene Daten verschlüsselt und DSGVO-konform versendet werden. Vorab lässt sich genau definieren, wer auf welche Informationen zugreifen darf. Befugte Personen sind dann in der Lage, die entsprechenden Dateien durch die Eingabe eines Passworts zu öffnen. Darüber hinaus dokumentiert die Plattform jeden einzelnen Dateitransfer, sodass keine wichtigen Daten verloren gehen können. Jederzeit lässt sich prüfen, wann welche Daten mit welcher Person geteilt worden sind.

Qiata ist sowohl für den internen als auch für den externen Dateiaustausch geeignet. Müssen Behörden beispielsweise personenbezogene Daten mit dem Gesundheitsamt austauschen oder Bauprojekte mit Fachfirmen abstimmen, steht ihnen dazu mit Qiata eine professionelle Lösung zur Verfügung. Mit nur wenigen Klicks lässt sich ein TeamTransfer-Bereich mit allen zuständigen Personen einrichten. Dort können Dokumente gemeinsam im Team bearbeitet und ausgetauscht werden, wodurch jeder stets über den aktuellsten Stand Bescheid weiß. Sollen Dokumente hingegen erst einmal als Entwurf oder nur für die eigene Verwendung abgespeichert werden, ist dies im PersonalSpace möglich. Auf diesen können Nutzer auch von unterwegs immer zugreifen.

Erfüllen Sie die Anforderungen aus dem IT-Sicherheitsgesetz mit Qiata!

Gerade für Unternehmen kritischer Infrastrukturen (KRITIS) gelten höchste Sicherheitsauflagen. Speziell der vertrauensvolle Informationsaustausch ist ein wichtiger Aspekt, den Behörden und öffentliche Verwaltungen berücksichtigen müssen.

Qiata gewährleistet aber nicht nur einen einfachen, sicheren und nachvollziehbaren Dateiaustausch. Setzen Verwaltungen diese Lösung ein, müssen Bürger ihre Unterlagen ebenfalls nicht mehr per Post versenden oder persönlich vorbeibringen, sondern können sie über den Desktop Client den Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Dazu wird lediglich eine E-Mail-Adresse des Empfängers benötigt. Die Daten bleiben dabei zu jedem Zeitpunkt in der Einrichtung. Privatpersonen gewähren den Verantwortlichen lediglich Zugriff über eine verschlüsselte Verbindung. Spezielles technisches Know-how oder eine besondere Hard- oder Software wird dazu nicht benötigt.